Falls in Ihrem Unternehmen nicht hauptberufliche Autoren die Dokumentation erstellen, sondern diese beispielsweise von Programmierern miterledigt wird, so kann ein professionelles Konzept sehr gute Dienste leisten.
Einem solchen Konzept kommt im Dokumentationsprojekt eine ähnliche Bedeutung zu wie dem Bauplan im Bauprojekt: Es ist die Anleitung für die Erstellung der Dokumentation.
Die wichtigsten Festlegungen im Konzept betreffen inhaltliche Struktur (Gliederung) und Gestaltung (Layout). Das Konzept klärt außerdem zentrale Fragen der technischen Umsetzung, wie beispielsweise die Erstellung von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen oder die Integration der Online-Hilfe in die Software.
Ein gutes Konzept erleichtert die Erstellung der Dokumentation außerordentlich. Als besonders schwerwiegend erweisen sich allerdings Fehler im Konzept, die sich erst in der Realisationsphase zeigen: Solche Fehler führen in der Regel zu bedeutendem Mehraufwand (ganz ähnlich wie bei fehlerhaften Bauplänen). Für die Erstellung eines guten Konzepts benötigen daher selbst Spezialisten geraume Zeit.
Aus diesen Gründen lohnt es sich nicht, bei der Konzeptionierung an Sorgfalt zu sparen. Die Erstellung des Konzepts gehört in die Hände von Experten.
